Come organizzare un evento. Buffet, pranzi e merende

“Conoscete il mio metodo: si basa sull’osservazione dei dettagli”.
(A. Conan Doyle).

Organizzazione, osservazione dei dettagli, visione d’insieme.
E liste. Tante liste per organizzare pensieri e cose da fare. Per non dimenticare nulla.

Un evento ben riuscito è come un quadro: ogni dettaglio è funzionale all’insieme.
E questo risultato si raggiunge solo pianificando ogni cosa.
In fondo anche il pittore fa diversi bozzetti preparatori prima di dipingere la tela.

Se devi organizzare un evento e non hai esperienza, oppure se vuoi mettere a confronto il tuo metodo con il mio o cerchi qualche consiglio, questo post fa per te.

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

La mia esperienza.

Prima di entrare nel VIVO delle regole utili per la pianificazione di un evento, ti racconto brevemente la mia esperienza.

Nel corso degli anni ho organizzato pranzi, cene, merende, picnic, feste a sorpresa, il mio matrimonio dalla a alla z. Tutti gli eventi, quelli intimi e quelli più affollati sono serviti per capire quanto sia importante una buona organizzazione. SEMPRE.

Da qualche anno metto a frutto la mia esperienza occupandomi di piccoli eventi e del catering. Ho organizzato coffee break, pranzi, aperitivi, buffet spaziando da comunioni a matrimoni, da colazioni di lavoro al brunch per amiche.

Tra i ricordi più belli c’è quello di una sposa che ho seguito passo passo aiutandola a trovare la location più giusta per le sue esigenze e la tipografia artigianale per le partecipazioni.

Parola d’ordine: organizzazione.

Che si tratti di una cena da 8 o da 20 persone, di buffet, picnic, merenda o un’invasione di massa, ricorda che è solo una questione di pianificazione e di dettagli, poiché tutto, ma proprio tutto, deve essere studiato. Compreso il piano B.

Il metodo pratico per una organizzazione efficace è quello delle LISTE.

Nelle mie liste compilo l’elenco delle cose da fare, le uso per calcolare quanto tempo servirà e, una volta, fatto tutto, ricontrollare ogni voce.

A questo proposito valuta se acquistare un quaderno.
Nel tempo mi è dispiaciuto non avere conservato memoria degli eventi che ho organizzato.

E poi il quaderno ha anche una funzione pratica: è sempre a portata di mano per appuntare un’idea prima che scivoli via. Ma soprattutto è lì che scrivo le liste evitando fogli volanti che hanno la brutta abitudine di nascondersi quando ti servono.

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

Pianificare un evento.

Occasione, Location, Menù, Partecipanti.

C’è chi pensa che lo stile dell’evento discenda dall’occasione. Altri dalla location.
Per me occasione, location e numero di partecipanti devono stare insieme.

L’occasione deve aiutarti a scegliere la location, un tema (che comunque non è indispensabile), menù, table setting, fiori, decorazioni.

In generale, il mio consiglio, è di partire da chi sei tu, da quello che ti piace.
Sembra banale ma spesso per decidere il posto dell’evento lasciamo che a condizionarci sia l’idea che abbiamo dell’evento stesso. Mettere in moto la fantasia non costa nulla e può produrre risultati incredibili. Ho partecipato a sfilate di moda e feste organizzate all’interno di garden e ogni volta ho pensato “wow”. Se la serra che ti piace ha spazi adatti, anche se non è tirata al burro, puoi risparmiare e creare qualcosa di unico. Ispirata dagli eventi a cui avevo preso parte, organizzai per i 40 anni di mio marito una festa a sorpresa tra piante e candele, vecchie uccelliere come porta bottiglie, un buffet di pesce con l’uomo alla griglia che cuoceva spiedini espressi e tanto spazio a disposizione per gli ospiti.

Se il tuo evento si svolge all’aperto pensa a un piano alternativo in caso di situazione meteorologica avversa. Ad esempio, verifica che la struttura che hai scelto abbia spazi interni all’altezza di quelli esterni. So di persone che sorprese dal maltempo hanno scoperto troppo tardi di non avere alternative se non quella di accontentarsi.

Tante persone, tanto cibo. Il successo di un evento passa anche dalla scelta dei piatti che intendi offrire. Scegli un menù che ti semplifichi la vita e calcola bene i tempi che hai a disposizione prima del giorno X. Soprattutto se ti occupi da solo della preparazione del cibo. Io di solito faccio una lista con TUTTE le cose da fare, perché tutto richiede tempo.
Nelle liste non tralascio nulla, anche passare a prendere fiori e pane sottrae tempo e se non è stato calcolato può diventare un problema.

Metri Quadri: quanto spazio avranno a disposizione gli ospiti?
Pongo questa domanda per un motivo molto semplice, quando sei in tram all’ora di punta, stai comodo? Se devi ricambiare molti inviti e hai una casa piccola è meglio fare piccoli gruppi o cercare la sala adatta. Durante la bella stagione puoi prendere in cosniderazione anche parchi e giardini pubblici.

Le mie liste.

Per affrontare questa parte, preparo almeno due liste.
Lista Ospiti e una lista generale delle cose da fare (a fianco di queste ultime è bene scrivere anche QUANDO sono da fare).

Dalla lista dei nomi spunto chi ha confermato e chi ha chiesto di portare qualcuno.
Se sono a conoscenza di eventuali allergie, intolleranze o diete speciali, annoto l’informazione a fianco del nominativo della persona.
Ricordarlo è un gesto sempre apprezzato.

Se hai troppe cose da fare, elimina qualche voce o chiedi l’aiuto di qualcuno (ma non delegare l’organizzazione).

I dettagli fanno la differenza: può succedere che qualcuno ti chieda di portare figli o cani. Anche se l’evento non è stato pensato per loro, ricorda che se accetti sono tuoi ospiti a tutti gli effetti. Predisponi quello che può servire per gli amici a 4 zampe e prepara cibo e bevande per i più piccoli. Valuta di organizzare semplici attività per occuparli. Io ho scoperto che le bolle di sapone sono ancora molto apprezzate.

Menù.

In generale distinguo tra eventi seduti e in piedi.

Nel caso di eventi in piedi senza camerieri e disponendo di superfici limitate, consiglio un buffet con piatti freddi e caldi. Un altro elemento da tenere in considerazione riguarda lo spazio. Devi sapere dove collocare vassoi, piatti, bicchieri, posate, tovaglioli, bottiglie.

La grandezza di un tavolo sta al cibo come la location al numero degli ospiti.

Considera anche lo spazio di cui disponi in dispensa e frigorifero. Nei giorni precedenti l’evento pensa a dove allestire il buffet, libera e svuota dispensa e freezer/frigorifero. Controlla tegami e contenitori. Ripassa mentalmente piatti e posate da portata di cui disponi, se pensi che possa mancare qualcosa, chiedi in prestito a mamma, zie e amiche.

Anche senza richieste particolari, pensa a un menù con almeno un paio di opzioni vegetariane e senza glutine.

E se è un evento con tante persone, non organizzare un buffet a caso.

Conta quante persone parteciperanno (per questo è importante che gli ospiti diano conferma), e fai dei calcoli. Non tutti mangiano la stessa quantità di cibo o le stesse cose. Non devi fare 3 torte salate uguali, l’importante è che tutti abbiano almeno una fetta a disposizione, non importa di quale torta. Con pizzette, tramezzini, salatini calcola circa 2-3 pezzi a persona. E così via.

Scegli ricette che possono essere preparate in anticipo se non vuoi fare una maratona estenuante in cucina. Molte pietanze acquistano sapore se cucinate in anticipo: dolci, condimenti per la pasta e arrosti si possono preparare anche 2-3 giorni prima (conservando poi tutto in frigorifero). Pasta al forno: puoi farla in anticipo e congelare (scongela la sera prima o al mattino presto, poi scalda in forno). Pizzette: puoi congelarle, solo senza mozzarella, quella mettila quando riscaldi in forno prima di servire. I tramezzini si possono fare il giorno prima, le torte salate anche due giorni prima. Alcune si possono congelare.

Quando decidi il menù, soprattutto in caso di buffet, alterna pietanze calde ad altre che, all’arrivo degli ospiti, avrai già posizionato sul tavolo. Eviterai di affamarli e ubriacarli oltre che l’assalto all’arma bianca al comparire del primo cibo.

Le mie liste.

Lista del menù e degli ingredienti che servono per realizzare ogni piatto.

La lista degli ingredienti, completa e suddivisa per genere (pane, carne, verdura, condimenti, frutta) è la base della prossima voce, quella della spesa.

Spesa.

La spesa richiede tempo e organizzazione per evitare di mettersi ai fornelli e, ogni volta, rendersi conto che manca qualcosa. Uno dei peggiori nemici degli eventi è il tempo perso a rifare più volte le stesse cose. Tipo uscire mille volte per andare dal fruttivendolo.

Quando decidi il giro spesa tieni in considerazione la deperibilità degli ingredienti. Non comprare la mortadella lunedì se pensi di fare la mousse nel fine settimana.

Le mie liste.

Nella lista della spesa scrivo tutto quello che occorre. E aggiungo anche cose tipo stampi usa e getta, carta forno & friends. Vini e bevande.

Gestire il giorno X.

A questo punto riprendo la lista COSE DA FARE/QUANDO e faccio il punto su quelle fatte e quelle che restano da fare. Questa lista subisce modifiche continue, è bene che tu lo sappia. Reagisci agli imprevisti col sorriso.

Nella lista delle cose da fare/quando devi esserci tutto: dai giri spesa (frutta e verdura giovedì mattina) alle preparazioni di cucina (pasta al forno, mercoledì pomeriggio).

È davvero importante preparare una lista accurata che, in vista dell’evento, ti ricordi quotidianamente le cose da fare.

A poche ore dall’evento sarai travolta dalla tavola e dal cibo. Ogni pietanza deve essere scaldata, tagliata, porzionata, portata in tavola.

Di solito, nei giorni precedenti, predispongo già piatti da portata e posate che serviranno per il servizio durante l’evento. Come ti dicevo all’inizio, curare i dettagli significa ridurre imprevisti e difficoltà. Ne approfitto per spolverare i bicchieri e togliere eventuali ombre dalle posate.

Le mie liste.
Lista dettagliata di quello che devo fare per mettere in tavola ogni portata. Grazie a questa lista riesco a gestire le ore precedenti l’evento, compresa la mia di preparazione.

Tavola.

Nessuna lista, solo qualche spunto.

Amo le tavole semplici. Se hai un bel tavolo, puoi anche non coprirlo.

Se opti per un tovagliato, disponi la tovaglia in anticipo, anche uno o due giorni prima.
Le pieghe se ne vanno senza che tu debba stirare, hai tempo di mettere a fuoco i dettagli e cambiare qualcosa se non ti piace.

Dopo una certa età, lascia perdere piatti e bicchieri di carta. Della plastica non ne parlo nemmeno. Unica eccezione: cannucce di carta colorata: sì anche per adulti.

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

Se è un evento in piedi, per evitare l’effetto fila, non posizionare cibo e bevande sullo stesso tavolo.

Posiziona bottiglie e bicchieri (di vetro, per piacere) sullo stesso ripiano. Disponi per tempo bottiglie di vino e bibite (tranne quelle che devono essere rinfrescate). Controlla che non manchino posate, tovaglioli e bicchieri.

Repetita iuvant: sul tavolo del cibo fai trovare pronti alcuni stuzzichini e qualche portata.

Accogli i tuoi ospiti sorridente e in ordine. La strega bacheca deformata da caldo e fatica che esce spettinata e in ciabatte dalla cucina non è mai stata una regina delle feste. Invece è importante che tu accolga gli amici. Sei tu la padrona di casa, quella che conduce e introduce.

Buona vita, Monica


Consigli di lettura

L’arte della guerra di Tzu Sun, a dispetto del titolo e dell’argomento trattato, è perfetto per chi vuole raggiungere un obiettivo nella vita o nel lavoro.

Menzione speciale

Ho avuto una mentore straordinaria. Mia suocera.
Lei è tutto quello che non sono io, la Perfetta Padrona di Casa.
Precisa, inappuntabile, elegante.

Perfetta in ogni circostanza, quando apre le porte di casa lo fa con gusto squisito.
I suoi eventi sono perfetti in modo del tutto naturale e quasi casuale.

In realtà nulla è lasciato al caso, tutto è stato studiato, pianificato e organizzato in precedenza.

Qui sul blog ho già scritto di Lei e delle sue doti presentando la ricetta dei tramezzini salati da tè. Non per niente è una superba organizzatrice di tè pomeridiani.
Un rito che lei trasforma in qualcosa di semplice e sofisticato allo stesso tempo.

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