LifeStyle – Come organizzare un evento del food

“Conoscete il mio metodo: si basa sull’osservazione dei dettagli” (A. Conan Doyle).
Quando si tratta di pianificare un evento, non importa per quante persone, che sia privato o per un cliente, questa frase, detta da uno degli scrittori che più amo, è di grande ispirazione.

Visione d’insieme, verifica dei dettagli e liste (al plurale) delle cose da fare per organizzare pensieri e attività. Queste sono le 3 regole che adotto per l’organizzazione di qualunque evento, cena per 4 o 24.

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

Menzione speciale

Ho avuto una mentore straordinaria. Mia suocera.
Lei è tutto quello che non sono io, la Perfetta Padrona di Casa. Precisa, inappuntabile, elegante.

Perfetta in ogni circostanza, quando apre le porte di casa lo fa con gusto squisito.
I suoi eventi sono perfetti in modo del tutto naturale e quasi casuale.

In realtà nulla è lasciato al caso, tutto è stato studiato, pianificato e organizzato in precedenza.

Qui sul blog ho già scritto di Lei e delle sue doti presentando la ricetta dei tramezzini salati da tè. Tra le altre cose, è anche una superba organizzatrice di tè pomeridiani.
Un rito che lei trasforma in qualcosa di semplice e sofisticato allo stesso tempo.

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

Da lei ho appreso la Lezione N. 1; manda a memoria anche tu e non allontanarti mai dal mantra. Che si tratti di una cena da 8 o da 20, buffet, picnic, merenda, invasione di massa, organizza e pianifica come se ti avessero appena dato le stelle da generale. Anche se, a determinare la buona riuscita di un evento non sarà un’assalto ma una lista (e molte sottoliste). Non è sbagliato pensare alle liste come alle truppe di cui disponiamo, credimi, saranno il tuo sostegno più prezioso.

Organizzare eventi è una questione di pianificazione e dettagli, poiché tutto, ma proprio tutto, deve essere studiato. Anche il piano B, qualora fosse necessario modificare il piano A (caso che può verificarsi in caso di location esterna). Una volta definiti gli aspetti centrali e dopo avere messo a fuoco le tante cose da organizzare, adotto il metodo delle liste così ho tutto a portata di… rapido controllo.

Nel tempo mi è dispiaciuto non avere conservato nota di alcuni eventi. Ho risolto comprando un quaderno dove scrivo appunti volanti: un’idea prima che scivoli via, una cosa da verificare. In queste pagine scrivo le liste. E’ un modo per vedere l’evento che prende forma e poi di conservare tutto, anche i menù. Oltre ad altri promemoria utili (intolleranze o allergie di amici e parenti che appunto a fianco della lista invitati).

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

A proposito di menù! Qualche amica di instagram mi ha chiesto di poter sbirciare tra quelli che ho preparato e allestito di recente: pranzo di comunione (in parte buffet, in parte servito) e aperitivo della sposa (solo buffet): li trovi in fondo al post.

Pianificare un evento

Occasione, Location, Tempistica, Metri Quadri, Numero Partecipanti.

Direi che si inizia da qui.

Pensa a occasione e location per scegliere tema (che comunque non è indispensabile), menù (seguire le stagioni o un soggetto può essere la mossa giusta per dare un senso alla tavola), table setting, fiori, decorazioni.

Location: dentro o fuori? Se il tuo evento si svolge all’aperto, pensa a un piano alternativo in caso di situazione meteorologica avversa.

Tante persone, molto lavoro. Menù complicato, molto lavoro. Calcola bene i tempi che hai a disposizione prima del giorno X. Di solito faccio una lista con TUTTE le cose da fare, perché tutto richiede tempo. Il tuo tempo. Nelle liste non tralascio nulla, anche passare a prendere fiori e pane ti sottrae tempo e se non l’hai calcolato, può diventare un problema. In questo modo capisco se data e cose da fare stanno insieme.

Metri Quadri: quanto spazio avranno a disposizione gli ospiti? Pongo questa domanda per un motivo molto semplice, quando sei in tram all’ora di punta, stai comodo?

Se devi ricambiare molti inviti, puoi scegliere di fare piccoli gruppi.

Le mie liste

Lista Ospiti e una generale di cose da fare.

Oltre ai nomi, spunto chi ha confermato e se ha chiesto di portare qualcuno con sé. Se sono a conoscenza di eventuali allergie, intolleranze o diete speciale, scrivo per non dimenticarlo.

Quando la lista delle incombenze ha preso forma, scrivi QUANDO pensi di farle. Organizza il lavoro fino al giorno dell’evento. Se vedi che sono troppe, puoi eliminare qualche voce o chiedere l’aiuto di qualcuno (ma non delegare l’organizzazione).

I dettagli che fanno la differenza: può succedere che qualcuno ti chieda di portare figli o cani. Anche se l’evento non è stato pensato per loro, ricorda che sono tuoi ospiti a tutti gli effetti e le tue cure non passeranno inosservate. Predisponi quello che può servire per gli amici a 4 zampe. Prepara cibo e bevande per i più piccoli e prepara semplici attività: le bolle di sapone sono ancora molto apprezzate.

Menù

Massima libertà. In generale, per decidere distinguo tra eventi seduti e in piedi.

Nel caso di eventi in piedi senza camerieri (che risolvono il problema del buffet perchè il cibo arriva direttamente dalla cucina), se dispongo di superfici limitate, penso a dove collocare piatti da portata, piatti, bicchieri, posate del servizio, tovaglioli, bottiglie.

La grandezza di un tavolo sta al cibo come la location al numero degli ospiti.

Considera anche lo spazio di cui disponi in dispensa e frigorifero. Nei giorni precedenti libera e svuota. Controlla tegami e contenitori. Ripassa mentalmente piatti e posate da portata di cui disponi, se pensi che possa mancare qualcosa, chiedi a mamma, zie e amiche.

Anche senza richieste particolari, penso a menù accoglienti per tutti e inserisco sempre un’opzione vegetariana e senza glutine. Non me ne pento mai.

Quanto cibo devo preparare? Se l’evento è una cena a sedere, la risposta è nel numero di persone sedute intorno alla tavola.

E se è un buffet con tante persone? Non andare a sentimento, usa i numeri per essere precisa. Quanti ospiti hai? Fai dei conti. A buffet faccio delle medie.

Non tutti mangiano la stessa quantità di cibo o le stesse cose. Non devi fare 3 torte salate uguali, l’importante è che tutti abbiano almeno una fetta a disposizione. Con pizzette, tramezzini, salatini calcolo circa 2-3 a persona. E così via.

Tip: scegli ricette che si possono preparare in anticipo se non vuoi fare una maratona estenuante in cucina. Molte pietanze acquistano sapore se preparate in anticipo: dolci, condimenti per la pasta e arrosti si possono preparare anche 2-3 giorni prima (conservando poi tutto in frigorifero). Pasta al forno: puoi farla in anticipo e congelare (scongela la sera prima o al mattino presto, poi scalda in forno). Pizzette: puoi congelarle, solo senza mozzarella, quella la metti quando riscaldi in forno prima di servire. I tramezzini si possono fare il giorno prima, le torte salate anche due giorni prima. Alcune si possono anche congelare.

Quando decidi il menù, soprattutto in caso di buffet, alterna pietanze calde ad altre che, all’arrivo degli ospiti, avrai già posizionato sul tavolo. Eviterai di affamarli e ubriacarli oltre che l’assalto all’arma bianca al comparire del primo cibo.

Le mie liste

Lista del menù e degli ingredienti per realizzare ogni piatto.

La lista degli ingredienti, completa e suddivisa per genere (pane, carne, verdura, condimenti, frutta) è già la base per la prossima lista, quella della spesa.

Spesa

La spesa richiede tempo e organizzazione per evitare di tornare in cucina e, ogni volta, rendersi conto che manca qualcosa. Uno dei peggiori nemici degli eventi è il tempo perso a rifare più volte le stesse cose.

Le mie liste

In questa lista scrivo tutto quello che mi occorre. Agli ingredienti aggiungo cose tipo stampi usa e getta, carta forno & friends. Vini e bevande.

A questo punto riprendo la lista COSE DA FARE/QUANDO, sono pronta per scrivere le date dei giri spesa (frutta e verdura giovedì mattina) e delle preparazioni (pasta al forno, mercoledì pomeriggio). Tengo conto anche della deperibilità degli ingredienti. Non compro la mortadella lunedì se la spuma posso prepararla sabato.

È davvero importante preparare una lista accurata che, in vista dell’evento, ti ricordi quotidianamente le cose che devi fare.

Gestire il giorno X

Tavola e cibo. Ogni pietanza deve essere scaldata, tagliata, porzionata, almeno impiattata.

Di solito, nei giorni precedenti, predispongo piatti da portata e posate che serviranno per il servizio durante l’evento. Come ti dicevo all’inizio, curare i dettagli significa ridurre imprevisti e difficoltà. Ne approfitto per spolverare i bicchieri e togliere eventuali ombre dalle posate.

Le mie liste

Lista dettagliata di quello che devo fare per mettere in tavola ogni portata.

Grazie a questa lista riesco a gestire le ore precedenti l’evento, compresa la mia di preparazione.

Tavola

Nessuna lista, solo qualche spunto.

Amo le tavole semplici. Se hai un bel tavolo, puoi anche non coprirlo.

Se opti per un tovagliato, disponi la tovaglia in anticipo, anche uno o due giorni prima. Le pieghe se ne vanno, hai tempo di fotografare la tavola e di cambiare qualcosa se non ti piace.

Dopo una certa età, lascia perdere piatti e bicchieri di carta. Della plastica non ne parlo nemmeno. Unica eccezione: cannucce di carta colorata, sì anche per adulti.

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

Se è un evento in piedi non posiziono cibo e bevande sullo stesso tavolo.
Per evitare l’effetto fila, anche piatti impilati, posate e tovaglioli (anche di carta), sono a parte.

Bottiglie e bicchieri (di vetro, per piacere) non mi dispiacciono sullo stesso ripiano.

Repetita iuvant: sul tavolo del cibo fai trovare pronti gli stuzzichini e qualche portata.

Disponi per tempo bottiglie di vino e bibite (tranne quelle che devono essere rinfrescate). Controlla che non manchino posate, tovaglioli e bicchieri.

Accogli i tuoi ospiti, sorridente e in ordine. La strega bacheca deformata da caldo e fatica che esce spettinata e in ciabatte dalla cucina non è mai stata una regina delle feste. Invece è importante che tu accolga gli amici, sei tu la padrona di casa, quella che conduce e introduce.

Buona vita, Monica

LifeStyle - Come organizzare un evento del food

LifeStyle - Come organizzare un evento del food


Consigli di lettura

L’arte della guerra di Tzu Sun, a dispetto del titolo e dell’argomento trattato, è perfetto per chi vuole raggiungere un obiettivo nella vita o nel lavoro.

LASCIA UN COMMENTO

Please enter your comment!
Please enter your name here